W dobrze przygotowanym modelu hybrydowym możliwe jest zmniejszenie powierzchni biura bez pogorszenia komfortu pracy. Nie powinno jednak polegać na mechanicznym usunięciu części stanowisk. Każda redukcja metrażu musi wynikać z analizy danych, programu funkcjonalnego oraz możliwości technicznych lokalu.
Metraż biura: licz obecność, a nie tylko liczbę etatówTradycyjny model zakładał jedno przypisane stanowisko pracy dla każdego pracownika. W biurze hybrydowym taki układ nie zawsze jest ekonomicznie uzasadniony, ponieważ nie wszyscy członkowie zespołu przebywają w siedzibie jednocześnie.
Nie oznacza to jednak, że liczbę stanowisk można ustalić wyłącznie na podstawie średniej frekwencji. Średnia może być myląca. Biuro wykorzystywane w niewielkim stopniu w poniedziałki i piątki może być jednocześnie przeciążone we wtorki, środy i czwartki.
Przy określaniu potrzebnej powierzchni należy więc przeanalizować:
Wstępne wskaźniki powierzchni przypadającej na jednego użytkownika mogą być pomocne przy analizie lokalu, ale nie istnieje jeden uniwersalny standard odpowiedni dla każdej organizacji. Inaczej projektuje się siedzibę firmy technologicznej, inaczej kancelarię, centrum usług wspólnych czy biuro projektowe.
Metraż powinien wynikać z modelu pracy, a nie odwrotnie.
Analiza zajętości przed podjęciem decyzjiPierwszym etapem optymalizacji powierzchni powinna być analiza rzeczywistego sposobu korzystania z obecnego biura. Może ona obejmować:
W bardziej zaawansowanych budynkach dane mogą być integrowane z modelem BIM albo cyfrowym bliźniakiem. Sama technologia nie zastępuje jednak analizy projektowej. Dane pokazują, ile osób korzysta z biura, ale nie zawsze wyjaśniają, dlaczego określone strefy są przepełnione, a inne pozostają puste.
Kluczowe jest połączenie danych ilościowych z rozmowami z użytkownikami i obserwacją ich codziennej pracy.
Jednym z najskuteczniejszych modeli organizacji biura hybrydowego jest Activity Based Working, czyli ABW.
Model ten zakłada, że pracownik nie musi przez cały dzień korzystać z jednego stanowiska. W zależności od wykonywanego zadania wybiera przestrzeń najlepiej odpowiadającą aktualnym potrzebom.
W biurze ABW mogą znaleźć się między innymi:
Activity Based Working nie jest wyłącznie sposobem aranżacji wnętrza. To model organizacyjny, który wymaga spójnych zasad korzystania z biura, odpowiedniej technologii, zarządzania zmianą oraz zaangażowania pracowników.
Samo wprowadzenie kilku kabin akustycznych i współdzielonych biurek nie wystarczy, aby przestrzeń rzeczywiście działała w modelu ABW.
Hot desking bez chaosuHot desking, czyli korzystanie z nieprzypisanych stanowisk pracy, może znacząco poprawić efektywność wykorzystania powierzchni. Źle wdrożony szybko staje się jednak źródłem frustracji.
Aby model współdzielenia stanowisk działał, należy zapewnić:
Pomocne mogą być szafki pracownicze, zarówno tradycyjne, jak i obsługiwane elektronicznie. Smart lockers nie są jednak celem samym w sobie. Powinny stanowić element szerszego systemu organizacji pracy.
W części organizacji nadal potrzebne będą stanowiska przypisane, na przykład dla osób pracujących stacjonarnie, korzystających ze specjalistycznego wyposażenia lub wymagających indywidualnego dostosowania miejsca pracy.
W biurach hybrydowych znaczna część komunikacji odbywa się online. Jeżeli nie przewidziano odpowiednich pomieszczeń, pracownicy prowadzą wideokonferencje przy stanowiskach lub zajmują duże sale spotkań w pojedynkę.
Kabiny do rozmów telefonicznych i indywidualnych wideokonferencji pozwalają ograniczyć ten problem. Nie zastępują jednak pełnowymiarowych sal konferencyjnych.
Przy ich wyborze należy sprawdzić nie tylko deklarowane parametry akustyczne, lecz także:
Kabina, w której szybko rośnie temperatura lub stężenie dwutlenku węgla, może pozostać niewykorzystywana niezależnie od jej wyglądu.
Akustyka w biurze jest jednym z najważniejszych elementów wpływających na komfort pracy. Szczególnie uciążliwa jest zrozumiała mowa dobiegająca z sąsiednich stanowisk, ponieważ mimowolnie odciąga uwagę od wykonywanego zadania.
Nie wystarczy jednak zastosować kilku dekoracyjnych paneli albo mebli z wysokimi oparciami. Kompleksowy projekt akustyczny powinien uwzględniać:
Meble tapicerowane i przegrody stanowiskowe mogą wspierać warunki akustyczne, ale nie zastąpią prawidłowo zaprojektowanych ścian, sufitów oraz zamkniętych pomieszczeń.
Meble w biurze hybrydowym coraz częściej pełnią funkcję infrastruktury organizacyjnej. Modułowe stoły, mobilne ekrany, systemy przechowywania i lekkie elementy wydzielające pozwalają zmieniać sposób użytkowania przestrzeni bez każdorazowej przebudowy lokalu.
Elastyczność nie powinna jednak oznaczać przypadkowości. Każda strefa musi mieć określoną funkcję, odpowiednie warunki akustyczne, dostęp do instalacji i czytelne zasady użytkowania.
Dobra aranżacja biura pozwala zmieniać ustawienie przestrzeni wtedy, gdy zmienia się organizacja pracy, liczba pracowników albo sposób współpracy zespołów.
Mniejszy metraż musi zostać zweryfikowany technicznieLiczba stanowisk, które można rozmieścić na rzucie, nie przesądza jeszcze o rzeczywistej pojemności biura.
Zmniejszenie powierzchni przy jednoczesnym zwiększeniu intensywności jej użytkowania wpływa na warunki techniczne i środowiskowe. Przed podjęciem decyzji należy zweryfikować między innymi:
Lokal może pomieścić określoną liczbę biurek, a jednocześnie nie być przygotowany do komfortowej obsługi takiej samej liczby użytkowników.
Proces optymalizacji warto podzielić na kilka etapów:
Określenie celów organizacji, modelu pracy, struktury zespołów, planowanego zatrudnienia i potrzeb użytkowników.
Sprawdzenie, kiedy pracownicy korzystają z biura, jakie zadania wykonują i których typów przestrzeni potrzebują najczęściej.
Ustalenie liczby stanowisk, sal spotkań, kabin, pomieszczeń do pracy cichej, stref współpracy i funkcji pomocniczych.
Przygotowanie wariantowych układów funkcjonalnych dla istniejącego lub rozważanego lokalu. Test-fit pozwala sprawdzić, czy dana powierzchnia rzeczywiście pomieści program firmy i czy będzie możliwa do prawidłowego użytkowania.
Analiza wentylacji, klimatyzacji, akustyki, instalacji, ewakuacji, ochrony przeciwpożarowej, dostępności i wymagań BHP.
Po przeprowadzce warto ponownie zbadać zajętość oraz sposób korzystania z biura. Model hybrydowy powinien być korygowany na podstawie rzeczywistych doświadczeń użytkowników.
Optymalizacja metrażu nie polega na zwiększaniu liczby pracowników przypadających na jeden metr kwadratowy. Jej celem jest ograniczenie powierzchni niewykorzystywanej i przeznaczenie budżetu na rozwiązania, które rzeczywiście wspierają pracę.
Oszczędności wynikające z niższego czynszu mogą zostać częściowo przeznaczone na:
Dobrze zaprojektowane biuro hybrydowe może jednocześnie ograniczać koszty nieruchomości, poprawiać doświadczenie pracowników i wspierać sprawne funkcjonowanie zespołów. Efekt zależy jednak nie tylko od aranżacji wnętrza, lecz także od zasad pracy, technologii i sposobu zarządzania organizacją.
Analizę potrzeb i pierwsze test-fity warto rozpocząć jeszcze przed wyborem nowego lokalu albo przed podjęciem decyzji o przedłużeniu obecnej umowy najmu.
W zależności od wielkości biura, zakresu robót, standardu budynku i procedur administracyjnych cały proces może trwać od kilku do kilkunastu miesięcy.
W CubicForm łączymy projektowanie biur z analizą funkcjonalną i techniczną. Pomagamy inwestorom przejść przez cały proces: od workplace briefu i wyboru powierzchni, przez test-fit oraz projekt, po koordynację realizacji.
Planujesz relokację, modernizację albo optymalizację powierzchni biurowej? Skontaktuj się z naszym zespołem. Przygotujemy biuro hybrydowe dopasowane do sposobu pracy Twojej organizacji, możliwości technicznych budynku i zakładanego budżetu.
